智能人资系统：简化流程，提升效能- 流程自动化

专案名称：智能人资系统：简化流程，提升效能，打造应征与入职流程自动化的体验

专案简介：这个系统通过自动化应征、录取、到职及离职的各个环节，从而大幅减少了人力资源管理中的重复性工作与手动操作的错误风险。同时，它还提升了部门间的协同效率，让每个步骤都能精确、及时地完成。这不仅优化了整体工作流程，还能让HR 部门更专注于战略性的人才管理，进而提升企业的运营效能。

专案经理： Zin ( Smart4A Level 5 专家)

工程时间：流程沟通、规划及设计四周、开发四周，总工程八周，测试上线一周

费用区间：中型专案(30 万以下为小型、30 ~ 100 万为中型、100 万以上为大型)

解决问题：

应征者资料管理的繁琐与不一致性
传统的人力资源流程中，应征者资料的收集与整理往往需要耗费大量时间，且容易因为手动操作导致数据错误。系统自动生成应征人员的基本资料表，并即时通知HR 及用人主管，确保资料的完整性与即时性，减少了后续的沟通成本。
录取程序中的多项事务处理繁杂
录取后的程序通常包括员工编号生成、E-mail 帐号开通、云端资料夹建立、相关文件准备等，这些工作需要跨部门协调，容易出现延误或遗漏。系统自动化处理这些步骤，确保新员工的入职流程能够顺利进行，并且在行事历中预约报到用的会议室与提醒相关事宜，进一步提升了工作效率。
到职程序的多重操作与追踪困难
新进人员到职后，需要填写各类个人资料，这些资料不仅要及时生成所需文件，还需进行多项后续操作，如云端资料夹的搬移、资料表的更新、试用期及特休的提醒等。系统自动管理这些流程，并在必要的时候提醒HR 及相关人员，确保新员工在公司内的顺利过渡。
离职程序中的文件管理与数据更新繁琐
员工离职时，需要更新资料表、移动云端资料夹、生成离职相关文件等，这些工作往往需要多个步骤来完成，且需精确管理。系统自动完成这些步骤，并在行事历中设置提醒，确保所有离职程序的每个细节都不会被遗漏。

使用工具：

制造网 (自动化串接服务平台)
Google Doc (线上文件）
Google Sheet (线上表格)
Google Drive
谷歌日历
LINE OA 介面

场景使用：

多场景任务
- 应征者资料
  - 应征者填写问卷后，制作应征人员基本资料表，并寄送给HR及用人主管
- 录取程序
  输入人员姓名及录用条件后，建立入职相关资料及进行相关程序
  - 员工编号、E-mail 帐号、员工云端资料夹
  - 建立各项文件如：新人报到待办事项表、到职通知书及劳动契约等文件
  - 于行事历建立新人报到及预约报到用会议室
  - 发送文件确认通知信给HR、发送到职个人资料填写连结给新进人员
- 到职程序
  新进人员填写报到所需之个人资料，建立到职相关文件与事项及进行相关程序
  - 搬移员工云端资料夹至「在职人员」
  - 员工资料表、薪资所得受领人免税额申报表、劳退自提同意书及试用期满评核表
  - 于行事历建立试用期满提醒、特休结转提醒、员工生日提醒
  - 寄送欢迎信给员工，其中包含工作规则及管理办法档案连结等
- 离职程序
  输入离职人员员工编号及离职日期后，建立离职相关资料及进行相关程序
  - 更新员工资料表
  - 搬移员工云端资料夹至「离职人员」
  - 建立离职申请单、离职交接事项表、离职证明书及资遣通知书(option) 等
  - 于行事历建立离职人员提醒、移除员工生日提醒、特休结转提醒

场景局部图示

智能人资系统：简化流程，提升效能

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